Die Nutzung des eigenen Laptops oder Smartphones für die Firma; in den Vereinigten Staaten ist Bring your own Device (BYOD) bereits längst etabliert. Auch in Europa ist das Modell auf dem Vormarsch, verspricht es doch mehr Flexibilität im Arbeitsalltag. Fraglich ist jedoch, ob BYOD wirklich zu einer Win-Win-Situation für alle führt?
Gemäß einer erst kürzlich veröffentlichten Studie wird die Verwendung von eigentlich privatem technischem Equipment zu beruflichen Zwecken stark ansteigen. Für das Jahr 2018 wird prognostiziert, dass über eine Milliarde Geräte nach dem BYOD-Prinzip eingesetzt werden - zu Hause wie auch im Büro. Selbst wenn das Thema kontrovers diskutiert wird, handelt es sich kaum um einen kurzlebigen Trend. Schließlich bietet das BYOD-Modell Arbeitgebern wie Angestellten auf den ersten Blick viele Vorteile:
Zunächst einmal sparen Unternehmen Kosten für die Anschaffung von technischen Endgeräten. Paralell hierzu könnten die IT-Abteilungen entlastet werden, da sie sich nicht mit der Verwaltung der Devices befassen muss; dies wird faktisch von den Mitarbeitern in Eigenverantwortung übernommen. Angestellte suchen sich Equipment aus, das ihren persönlichen Wünschen entspricht. Die Verwendung eigener Geräte erzeugt eine größere Motivation und die Mitarbeiter sind zufriedener. Die Produktivität steigt, da Beschäftigte von jedem Ort aus arbeiten können und besser erreichbar sind. Unternehmensanwendungen lassen sich unabhängig vom Standort der Mitarbeiter und auch außerhalb der Arbeitszeit nutzen.
Zur Umsetzung von BYOD gibt es noch kein pauschales Konzept. Manche Unternehmen erlauben lediglich, dass eigene Devices genutzt werden. Denkbar ist aber auch, dass sich die Beschäftigen an den Kosten für die bereitgestellten Geräte beteiligen. Dafür dürfen sie diese dann privat verwenden. Oder der Betrieb zahlt eine monatliche Pauschale an die Mitarbeiter, wenn diese ihre eigenen Geräte dienstlich nutzen.
Wird die Nutzung privater Geräte in ein entsprechendes Konzept integriert, lassen sich der Samsung-Studie zufolge etwa die Telefonkosten deutlich senken. Zudem konnten vier von zehn untersuchten Unternehmen feststellen, dass die Mitarbeiter dank BYOD 37 Prozent produktiver gearbeitet haben. Wichtig sind allerdings verständliche Richtlinien, die alle kritischen Punkte abdecken. Ist ein sicherer und effektiver Umgang gewährleistet, kann BYOD tatsächlich zu einer Win-Win-Situation für Arbeitgeber und Beschäftigte führen.
Vertiefung: Win-Win-Situation oder Kostenfalle für Unternehmen
„Win-Win-Situation oder Kostenfalle für Unternehmen“ setzt einen klaren historischen Ausgangspunkt. Die Ergänzung trennt diesen Anlass anhand von Betriebsmodell von den Fragen, die für Entscheidungen, Betrieb und Kontrolle weiterhin relevant sind.
Ausgangslage ohne blinden Fleck bei „Skalierung“
Aus dem historischen Befund entsteht für „Win-Win-Situation oder Kostenfalle für Unternehmen“ eine praktische Steuerungsfrage: Es ist zu klären, welcher reale Bedarf vor einer Lösung oder Regel überhaupt besteht. Beim Schwerpunkt „Win-Win-Situation oder Kostenfalle für Unternehmen“ geht es um Einführung, Akzeptanz und praktische Steuerung von Consumerisation und BYOD sowie um den Bezug zu „Skalierung“; zu entscheiden ist, ob verhindert, geduldet oder innerhalb klarer Leitplanken aktiv ermöglicht werden soll. Dabei bleibt folgende Grenze maßgeblich: Akzeptanz allein beweist keine sichere oder wirtschaftliche Umsetzung (hier bezogen auf „Ausnahmeweg“); Ablehnung beseitigt den Bedarf ebenfalls nicht; als Bezugspunkt dient „Nutzungsbedarf“. Für die belastbare Umsetzung gilt als Auftrag: bestehende Arbeitswege, Umgehungen und Belastungen zuerst sichtbar machen. Der vorgesehene Nachweis lautet: eine belastbare Bestandsaufnahme statt einer Produktannahme; als Bezugspunkt dient „Einführungsmodell“. Als Messperspektive dient: Nutzungsgrad, Ausnahmen, Umgehungslösungen, Supportaufwand und erreichte Arbeitsergebnisse; für „Einführungsmodell“ ist das Ergebnis gesondert festzuhalten. Für den Dialog unter dem Beitrag ist „klare Zuständigkeiten und Entscheidungsrechte“ der passende Belastungstest: Gerade beim Aspekt „Skalierung“ muss die Regel im Alltag tragen.
Pilot als Konsequenz aus „Skalierung“
Der konkrete Nutzen von „Skalierung“ zeigt sich erst, wenn eine offene Annahme überprüft wird: Es ist zu klären, welche offene Annahme in kleinem Rahmen geprüft werden soll. Beteiligt sind hier vor allem Geschäftsleitung, Fachbereiche, IT, Informationssicherheit, Personal und Nutzende; ihre Perspektiven treffen beim Aspekt „Umgehungslösung“ unmittelbar aufeinander. Ein realistischer Belastungstest betrachtet den Fall, dass die offizielle Regel vom tatsächlichen Arbeitsverhalten abweicht und Schattenlösungen zum Normalfall werden – betrachtet im Kontext „Pilotgruppe“. Der nächste Arbeitsschritt lautet: Erfolg, Abbruch, Beobachtungszeitraum und Übertragungskriterium vorab bestimmen; als Bezugspunkt dient „Akzeptanz“. Für Audit und Führung reicht Aktivität nicht aus; bezogen auf „Pilotgruppe“ ist die konkrete Ausprägung separat zu entscheiden. Benötigt wird folgender Nachweis: ein Pilotprotokoll mit Ergebnis und bewusster Folgeentscheidung; bewertet wird außerdem: der Zusammenhang zwischen „Skalierung“ und „Umgehungslösung“. Eine brauchbare Gegenprobe ist die Frage, ob dieselbe Entscheidung bei einer Störung rund um „Skalierung“ noch nachvollziehbar wäre; der Prüfkontext ist hier „Supportgrenze“.
Supportmodell im Blick: Akzeptanz
Im Mittelpunkt von „Betriebsmodell“ steht weniger das Schlagwort als die damit verbundene Entscheidung: Es ist zu klären, welche Hilfe zugesagt wird und wo Eigenverantwortung beginnt. Als belastbare Grundlage dienen Nutzungsfälle, Bedarfsanalyse, Pilotbefunde, Ausnahmen, Supportdaten und dokumentierte Entscheidungen; für den Aspekt „Betriebsmodell“ muss ihre Herkunft nachvollziehbar bleiben; als Bezugspunkt dient „Pilotgruppe“. Die Entscheidung über „Akzeptanz“ sollte deshalb ausdrücklich festhalten, ob verhindert, geduldet oder innerhalb klarer Leitplanken aktiv ermöglicht werden soll. Für die belastbare Umsetzung gilt als Auftrag: Servicegrenzen, unterstützte Varianten und Eskalationswege veröffentlichen. Der Prüfpfad endet nicht beim Dokument; bezogen auf „Nutzungsregel“ ist die konkrete Ausprägung separat zu entscheiden. Als Verbindung zwischen Nachweis und Messung dienen: Supportdaten zu Ursache, Aufwand und wiederkehrenden Problemen; die beobachtbare Veränderung beim Aspekt „Kosten, Aufwand und eine faire Verteilung“. Aus den vorhandenen Kommentaren lässt sich besonders der Punkt „Kosten, Aufwand und eine faire Verteilung“ aufnehmen; „Rückbau“ liefert dafür den praktischen Anwendungsfall. Aus der Perspektive „Akzeptanz“ entsteht daraus eine konkrete Rückfrage an die Umsetzung.
Wirksamkeit als Konsequenz aus „Nutzungsbedarf“
Für die heutige Einordnung von „Nutzungsbedarf“ ist zunächst eine Unterscheidung entscheidend: Es ist zu klären, ob die Maßnahme das beabsichtigte Risiko oder Ergebnis tatsächlich verändert. Die alltagstaugliche Übersetzung für „Nutzungsbedarf“ lautet: Reale Arbeitsweisen werden erhoben und in ein abgestuftes, überprüfbares Betriebsmodell überführt; der Prüfkontext ist hier „Nutzungsregel“. Damit wird zugleich die Grenze beim Aspekt „Schatten-IT“ sichtbar: Akzeptanz allein beweist keine sichere oder wirtschaftliche Umsetzung (hier bezogen auf „Supportgrenze“); Ablehnung beseitigt den Bedarf ebenfalls nicht. Für den nächsten Review wird vereinbart: Design, Ausführung und Wirkung getrennt beurteilen; die Umsetzung wird dabei an „Win-Win-Situation oder Kostenfalle für Unternehmen“ gespiegelt. Überprüfbar wird der Schritt durch folgendes Ergebnis: eine Wirkungsprüfung mit Gegenbeispiel und Folgemaßnahme; der konkrete Prüfmaßstab wird aus „Skalierung“ abgeleitet. Relevant bleibt dabei: Nutzungsgrad, Ausnahmen, Umgehungslösungen, Supportaufwand und erreichte Arbeitsergebnisse; für „Skalierung“ ist das Ergebnis gesondert festzuhalten. Eine brauchbare Gegenprobe ist die Frage, ob dieselbe Entscheidung bei einer Störung rund um „Nutzungsbedarf“ noch nachvollziehbar wäre; der konkrete Prüfmaßstab wird aus „Betriebsmodell“ abgeleitet.
Kommunikation als Konsequenz aus „Umgehungslösung“
Praktisch relevant wird „Umgehungslösung“ dort, wo Verantwortung und Ergebnis zusammenkommen: Es ist zu klären, welche Erwartung verständlich erklärt und bei Rückfragen erreichbar sein muss. Ein realistischer Belastungstest betrachtet den Fall, dass die offizielle Regel vom tatsächlichen Arbeitsverhalten abweicht und Schattenlösungen zum Normalfall werden – betrachtet im Kontext „Nutzungsregel“. Für die beteiligten Rollen – Geschäftsleitung, Fachbereiche, IT, Informationssicherheit, Personal und Nutzende – braucht der Aspekt „Umgehungslösung“ daher einen vorab geklärten Entscheidungsweg. Ein schlanker, aber wirksamer Ansatz lautet: Regel, Grund, Alternative und Hilfe zielgruppengerecht verbinden; im vorliegenden Abschnitt wird dies an „Nutzungsbedarf“ konkretisiert. Der Prüfpfad endet nicht beim Dokument; bezogen auf „Umgehungslösung“ ist die konkrete Ausprägung separat zu entscheiden. Als Verbindung zwischen Nachweis und Messung dienen: Rückfragen, Fehlanwendungen und Verständnislücken als Lernsignal; der Zusammenhang zwischen „Umgehungslösung“ und „Win-Win-Situation oder Kostenfalle für Unternehmen“. Für den Dialog unter dem Beitrag ist „Mindestanforderungen und befristete Ausnahmen“ der passende Belastungstest: Gerade beim Aspekt „Win-Win-Situation oder Kostenfalle für Unternehmen“ muss die Regel im Alltag tragen.
Verantwortung als Konsequenz aus „Einführungsmodell“
Der Ausgangspunkt dieses Beitrags führt beim Aspekt „Einführungsmodell“ zu einer klaren Prüffrage: Es ist zu klären, wer freigibt, betreibt, kontrolliert und bei Abweichungen entscheidet. Folgende Messperspektive zeigt, ob sich der Aspekt „Einführungsmodell“ tatsächlich verbessert oder nur formell bearbeitet wurde: Nutzungsgrad, Ausnahmen, Umgehungslösungen, Supportaufwand und erreichte Arbeitsergebnisse; bezogen auf „Umgehungslösung“ ist die konkrete Ausprägung separat zu entscheiden. Für „Nutzungsbedarf“ bleibt dabei verbindlich: Akzeptanz allein beweist keine sichere oder wirtschaftliche Umsetzung (hier bezogen auf „Nutzungsregel“); Ablehnung beseitigt den Bedarf ebenfalls nicht. Die praktische Konsequenz heißt: Entscheidungs-, Ausführungs- und Kontrollrolle auseinanderhalten. Der Prüfpfad endet nicht beim Dokument; im vorliegenden Abschnitt wird dies an „Akzeptanz“ konkretisiert. Als Verbindung zwischen Nachweis und Messung dienen: eine schlanke Zuordnung für Normalfall und Eskalation; die beobachtbare Veränderung beim Aspekt „klare Zuständigkeiten und Entscheidungsrechte“. Im Managementdialog muss beim Aspekt „Einführungsmodell“ erkennbar bleiben, welche Unsicherheit akzeptiert und welche aktiv reduziert wird.
Was „Ausnahmeweg“ für Umsetzungsfolge bedeutet
Der konkrete Nutzen von „Ausnahmeweg“ zeigt sich erst, wenn eine offene Annahme überprüft wird: Es ist zu klären, welche Abhängigkeit vor dem nächsten Schritt gelöst werden muss. Beim Schwerpunkt „Ausnahmeweg“ geht es um Einführung, Akzeptanz und praktische Steuerung von Consumerisation und BYOD sowie um den Bezug zu „Ausnahmeweg“; zu entscheiden ist, ob verhindert, geduldet oder innerhalb klarer Leitplanken aktiv ermöglicht werden soll. Die Gegenprobe lautet deshalb: Akzeptanz allein beweist keine sichere oder wirtschaftliche Umsetzung (hier bezogen auf „Rückbau“); Ablehnung beseitigt den Bedarf ebenfalls nicht. Operativ folgt daraus: Arbeitspakete nach Entscheidungsfähigkeit statt nach Dokumenttypen ordnen. Die Dokumentation hält zwei Dinge fest – eine kurze Folge aus Ergebnis, Verantwortlichem und Abnahmekriterium; zusätzlich sichtbar wird: Nutzungsgrad, Ausnahmen, Umgehungslösungen, Supportaufwand und erreichte Arbeitsergebnisse. Der Diskussionsaspekt „Tests und Lernen aus erkannten Abweichungen“ ergänzt die Betrachtung sinnvoll, weil er „Ausnahmeweg“ mit der tatsächlichen Anwendung verknüpft.
Der Praxistest für Betriebsmodell bleibt bewusst einfach: Die Regel zu Nutzungsbedarf muss im Normalbetrieb verständlich, beim Aspekt Umgehungslösung im Ausnahmefall entscheidbar und nach einer Änderung erneut prüfbar sein. Fehlt eine dieser Eigenschaften, besteht bei Einführungsmodell weiterer Handlungsbedarf.