Unified Communications und Collaborations (UCC), also vereinfacht ausgedrückt die Vereinheitlichung aller Kommunikationskanäle in IP-basierten Netzwerken, sind längst nichts Neues mehr – und doch haben viele Unternehmen Probleme mit der Umsetzung einer stringenten Strategie. Die größten Herausforderungen derzeit: mobile Endgeräte und das Bring Your Own Device (BYOD) sowie die Nutzung sozialer Medien. Letztere wird sich im Unternehmen in den kommenden zwei Jahren verdoppeln – und das bereitet der IT Kopfzerbrechen. Das Dilemma: Unternehmen und Angestellte wünschen sich vielfach ganz andere Dinge. Gemeinsam mit Ovum hat Dimension Data eine Studie zur Zukunft von Mobilität und UCC durchgeführt. Und die zeigt vor allem zwei wichtige Handlungsfelder auf:
Erstens: Unternehmen weltweit müssen eine stimmige UCC-Strategie formulieren und in deren Umsetzung investieren. Die Indikation dabei ist deutlich: BYOD sollte Teil der gesamten Mobility-Strategie werden. Gerade große Unternehmen lassen deshalb die privaten Geräte ihrer Mitarbeiter für die Arbeit zu. Technisch unterstützen das bisher tatsächlich aber nur 46 Prozent von ihnen.
Befrage deine Nutzer und lasse sie Einfluss auf deine Entscheidungen nehmen. Bisher findet sich gerade einmal jeder fünfte Mitarbeiter in der Strategie des eigenen Unternehmens wieder und kann damit sinnvoll arbeiten.
Zweitens: Eine UCC-Strategie wurde in der Vergangenheit oft als überflüssig bewertet, weil diese in den meisten Unternehmen einfach mit der Telefonanlage gleichgesetzt wurde. Hier hat ein fundamentales Umdenken stattgefunden: Inzwischen haben aber annähernd 80 Prozent der Unternehmen weltweit Ansätze zu Integration und dies als wichtiges Instrument wahrgenommen. Die IT-Abteilung ist gefragt entsprechende Lösungen zu entwickeln und deren Wirksamkeit zu dauerhaft zu belegen.
Eine UCC-Strategie sollte deshalb die elementaren Anwendungen und alle Smartphones und Tablets, die im vernetzten Unternehmen eingesetzt werden, berücksichtigen. Der Studie zufolge planen vor allem europäische Unternehmen massive Investitionen in die Unterstützung des BYOD. BYOD-Strategien und -Lösungen helfen allerdings nur beim Management und der Kontrolle für eine Auswahl von Geräten, die für die Unternehmenskommunikation und den Netzwerkzugriff genutzt werden. Idealerweise sollte BYOD aber Teil der umfassenden Mobilitätsstrategie eines Unternehmens sein, die die Position und den Aufgabenbereich des Mitarbeiters genauso berücksichtigt wie das mobile Betriebssystem, den Gerätetyp, Abrechnungstarif und das Remote-Access-Management.
Die Kommunikationsleistung aus Nutzersicht testen. Spielen Sie einen typischen Arbeitsablauf mit Telefonie, Besprechung und Dateiübergabe auf einem zugelassenen Privatgerät durch. Prüfen Sie, ob Identität, Support und Übergang zwischen Geräten zuverlässig funktionieren. Daraus entstehen konkrete Anforderungen an den Service und seine Grenzen.
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Vertiefung: Wie die Nutzung privater Endgeräte die UCC-Strategie prägt
„Wie die Nutzung privater Endgeräte die UCC-Strategie prägt“ setzt einen klaren historischen Ausgangspunkt. Die Ergänzung trennt diesen Anlass anhand von Aufbewahrung von den Fragen, die für Entscheidungen, Betrieb und Kontrolle weiterhin relevant sind.
Geltungsbereich als Konsequenz aus „Wie die Nutzung privater Endgeräte die UCC-Strategie prägt“
Der Beitrag gewinnt beim Aspekt „Wie die Nutzung privater Endgeräte die UCC-Strategie prägt“ an Aktualität, sobald sein Kerngedanke in eine heutige Entscheidung übersetzt wird: Es ist zu klären, für welche Personengruppe, Leistung und Informationsklasse die Aussage gelten soll. Beim Schwerpunkt „Wie die Nutzung privater Endgeräte die UCC-Strategie prägt“ geht es um mobile Kommunikation, Cloudspeicher und nutzergewählte Anwendungen sowie um den Bezug zu „externe Beteiligte“; zu entscheiden ist, welcher Kommunikationsweg für welchen Informationswert und Geschäftszweck zulässig ist. Dabei bleibt folgende Grenze maßgeblich: Verschlüsselung schützt den Transport (hier bezogen auf „Informationsklasse“), beantwortet aber nicht automatisch Fragen zu Zweck, Ablage und Verantwortlichkeit. Im Regelbetrieb wird folgender Punkt verankert: Grenzen und Nicht-Anwendungsfälle ausdrücklich festhalten; bezogen auf „Kanalwechsel“ ist die konkrete Ausprägung separat zu entscheiden. Überprüfbar wird der Schritt durch folgendes Ergebnis: eine knappe Scope-Notiz mit Ein- und Ausschlüssen; der Prüfkontext ist hier „Löschung“. Relevant bleibt dabei: Schattenanwendungen, fehlende Ablagen, Datenabflüsse, Suchaufwand und nicht nachvollziehbare Entscheidungen; für „Löschung“ ist das Ergebnis gesondert festzuhalten. Für den Dialog unter dem Beitrag ist „klare Zuständigkeiten und Entscheidungsrechte“ der passende Belastungstest: Gerade beim Aspekt „externe Beteiligte“ muss die Regel im Alltag tragen.
Was „externe Beteiligte“ für Datenweg bedeutet
Der konkrete Nutzen von „externe Beteiligte“ zeigt sich erst, wenn eine offene Annahme überprüft wird: Es ist zu klären, wo Informationen entstehen, verarbeitet, kopiert und gelöscht werden. Beteiligt sind hier vor allem Fachbereiche, Kommunikation, IT, Datenschutz, Informationssicherheit und externe Gesprächspartner; ihre Perspektiven treffen beim Aspekt „Kanalwechsel“ unmittelbar aufeinander. Die Schwachstelle liegt nicht im Schlagwort selbst, sondern dort, wo bequeme Werkzeuge geschäftliche Informationen außerhalb kontrollierter Ablagen und Aufbewahrungsregeln verteilen; der Belastungstest erfolgt mit Blick auf „Informationsklasse“. Für die belastbare Umsetzung gilt als Auftrag: den tatsächlichen Datenfluss einschließlich lokaler Kopien nachzeichnen. Die Dokumentation hält zwei Dinge fest – eine Datenflussübersicht mit Speicherort und Löschverantwortung; zusätzlich sichtbar wird: der Zusammenhang zwischen „externe Beteiligte“ und „Kanalwechsel“. Beim Aspekt „Kanalwechsel“ ist nicht die Menge der Aktivitäten entscheidend, sondern die erkennbare Veränderung des Ergebnisses; für „Kommunikationskanal“ ist das Ergebnis gesondert festzuhalten.
Was „Aufbewahrung“ für Szenario bedeutet
Der konkrete Nutzen von „Aufbewahrung“ zeigt sich erst, wenn eine offene Annahme überprüft wird: Es ist zu klären, welcher konkrete Ablauf Nutzen und Risiko gleichzeitig sichtbar macht. Als belastbare Grundlage dienen freigegebene Kanäle, Datenklassifikation, Export- und Löschmöglichkeiten, Vertragslage und Nutzungsprotokolle; für den Aspekt „Aufbewahrung“ muss ihre Herkunft nachvollziehbar bleiben. Die Entscheidung über „Datenexport“ sollte deshalb ausdrücklich festhalten, welcher Kommunikationsweg für welchen Informationswert und Geschäftszweck zulässig ist. Statt einer neuen Parallelstruktur genügt zunächst: Auslöser, Beteiligte, Entscheidungen und Folgen Schritt für Schritt durchspielen; für „Cloudablage“ ist das Ergebnis gesondert festzuhalten. Die Dokumentation hält zwei Dinge fest – ein getesteter Fall mit erkannten Lücken; zusätzlich sichtbar wird: die beobachtbare Veränderung beim Aspekt „Tests und Lernen aus erkannten Abweichungen“; der Prüfkontext ist hier „Nachrichtenverlauf“. Für den Dialog unter dem Beitrag ist „Tests und Lernen aus erkannten Abweichungen“ der passende Belastungstest: Gerade beim Aspekt „Datenexport“ muss die Regel im Alltag tragen.
Was „Freigabeliste“ für Ausstieg bedeutet
Im Mittelpunkt von „Freigabeliste“ steht weniger das Schlagwort als die damit verbundene Entscheidung: Es ist zu klären, wie Daten, Rechte, Geräte und Verpflichtungen am Ende bereinigt werden. Die alltagstaugliche Übersetzung für „Freigabeliste“ lautet: Kommunikationsbedarf und Informationsklasse bestimmen gemeinsam den zulässigen Kanal. Damit wird zugleich die Grenze beim Aspekt „Cloudablage“ sichtbar: Verschlüsselung schützt den Transport (hier bezogen auf „Kommunikationskanal“), beantwortet aber nicht automatisch Fragen zu Zweck, Ablage und Verantwortlichkeit. Die praktische Konsequenz heißt: Rückgabe, Entzug, Export, Löschung und Bestätigung zusammenführen; für „Wie die Nutzung privater Endgeräte die UCC-Strategie prägt“ ist das Ergebnis gesondert festzuhalten. Ob der Ansatz trägt, wird an folgendem Ergebnis geprüft: ein abgeschlossener Austritts- oder Rückbau-Nachweis; bezogen auf „externe Beteiligte“ ist die konkrete Ausprägung separat zu entscheiden. Die Ergebnisbeobachtung richtet sich auf: Schattenanwendungen, fehlende Ablagen, Datenabflüsse, Suchaufwand und nicht nachvollziehbare Entscheidungen; der Prüfkontext ist hier „externe Beteiligte“. Der gewählte Weg sollte sich außerdem umkehren lassen, falls die Annahmen zu „Cloudablage“ später nicht mehr tragen.
Kanalwechsel – Wiedervorlage praktisch fassen
Der nächste sinnvolle Schritt für „Kanalwechsel“ trennt Aussage, Voraussetzung und Konsequenz voneinander: Es ist zu klären, wann eine frühere Entscheidung ihre Grundlage verlieren kann. Die gewählte Lösung muss auch dann tragen, wenn bequeme Werkzeuge geschäftliche Informationen außerhalb kontrollierter Ablagen und Aufbewahrungsregeln verteilen; bezogen auf „externe Beteiligte“ ist die konkrete Ausprägung separat zu entscheiden. Für die beteiligten Rollen – Fachbereiche, Kommunikation, IT, Datenschutz, Informationssicherheit und externe Gesprächspartner – braucht der Aspekt „Kanalwechsel“ daher einen vorab geklärten Entscheidungsweg. Statt einer neuen Parallelstruktur genügt zunächst: Zeitpunkt und ereignisbasierte Auslöser miteinander kombinieren; als Bezugspunkt dient „Freigabeliste“. Der Prüfpfad endet nicht beim Dokument; im vorliegenden Abschnitt wird dies an „Kanalwechsel“ konkretisiert. Als Verbindung zwischen Nachweis und Messung dienen: eine terminierte Neubewertung mit benannten Eingangsdaten; der Zusammenhang zwischen „Kanalwechsel“ und „Wie die Nutzung privater Endgeräte die UCC-Strategie prägt“. Die Leserperspektive auf „belastbare Nachweise statt bloßer Dokumentenfülle“ schärft den Blick dafür, ob „Wie die Nutzung privater Endgeräte die UCC-Strategie prägt“ nur beschrieben oder tatsächlich gesteuert wird.
Lizenzen im Blick: Freigabeliste
Der konkrete Nutzen von „Löschung“ zeigt sich erst, wenn eine offene Annahme überprüft wird: Es ist zu klären, ob private und geschäftliche Nutzung vom Nutzungsrecht gedeckt sind. Folgende Messperspektive zeigt, ob sich der Aspekt „Löschung“ tatsächlich verbessert oder nur formell bearbeitet wurde: Schattenanwendungen, fehlende Ablagen, Datenabflüsse, Suchaufwand und nicht nachvollziehbare Entscheidungen; als Bezugspunkt dient „Kanalwechsel“. Für „Freigabeliste“ bleibt dabei verbindlich: Verschlüsselung schützt den Transport (hier bezogen auf „Nachrichtenverlauf“), beantwortet aber nicht automatisch Fragen zu Zweck, Ablage und Verantwortlichkeit. Statt einer neuen Parallelstruktur genügt zunächst: Lizenztyp, Nutzerkreis, Gerät, Übertragbarkeit und Beendigung prüfen; als Bezugspunkt dient „Informationsklasse“. Überprüfbar wird der Schritt durch folgendes Ergebnis: ein Lizenznachweis bis zum Entzug oder zur Neuvergabe; für den Aspekt „Datenexport“ wird daraus ein eigener Prüfschritt. Relevant bleibt dabei: die beobachtbare Veränderung beim Aspekt „klare Zuständigkeiten und Entscheidungsrechte“; für den Aspekt „Datenexport“ wird daraus ein eigener Prüfschritt. Im Managementdialog muss beim Aspekt „Löschung“ erkennbar bleiben, welche Unsicherheit akzeptiert und welche aktiv reduziert wird.
Identität und Zugriff als Konsequenz aus „Informationsklasse“
Der Beitrag gewinnt beim Aspekt „Informationsklasse“ an Aktualität, sobald sein Kerngedanke in eine heutige Entscheidung übersetzt wird: Es ist zu klären, wie Person, Gerät und Berechtigung vor einem Zugriff zusammen bewertet werden. Beim Schwerpunkt „Informationsklasse“ geht es um mobile Kommunikation, Cloudspeicher und nutzergewählte Anwendungen sowie um den Bezug zu „Informationsklasse“; zu entscheiden ist, welcher Kommunikationsweg für welchen Informationswert und Geschäftszweck zulässig ist. Als fachliche Leitplanke gilt: Verschlüsselung schützt den Transport (hier bezogen auf „Suchbarkeit“), beantwortet aber nicht automatisch Fragen zu Zweck, Ablage und Verantwortlichkeit; der Belastungstest erfolgt mit Blick auf „Geschäftskommunikation“. Statt einer neuen Parallelstruktur genügt zunächst: Zugriff an Identität, Kontext und Gerätezustand koppeln; „Kommunikationskanal“ liefert dafür den praktischen Anwendungsfall. Überprüfbar wird der Schritt durch folgendes Ergebnis: Protokolle über Erteilung, Nutzung, Entzug und Ausnahme; „Cloudablage“ liefert dafür den praktischen Anwendungsfall. Relevant bleibt dabei: Schattenanwendungen, fehlende Ablagen, Datenabflüsse, Suchaufwand und nicht nachvollziehbare Entscheidungen; für den Aspekt „Cloudablage“ wird daraus ein eigener Prüfschritt. Die Leserperspektive auf „die Grenze zwischen privaten und geschäftlichen Interessen“ schärft den Blick dafür, ob „Informationsklasse“ nur beschrieben oder tatsächlich gesteuert wird.
Der Praxistest für Aufbewahrung bleibt bewusst einfach: Die Regel zu Freigabeliste muss im Normalbetrieb verständlich, beim Aspekt Kanalwechsel im Ausnahmefall entscheidbar und nach einer Änderung erneut prüfbar sein. Fehlt eine dieser Eigenschaften, besteht bei Löschung weiterer Handlungsbedarf.