Immer mehr Firmen setzen auf BYOD, was nichts anderes bedeutet, als dass man seine privaten Geräte mit in die Firma bringen darf. Aber hat das immer nur Vorteile oder hat man auch Nachteile dadurch? So manche Mitarbeiter haben schon erzählt, sie müssten immer ansprechbereit für den Chef oder Arbeitskollegen sein. Ist das wirklich so und wie kann man sich davor schützen?
Fangen wir mal von vorne an. Bring your own Device ist noch recht frisch in Deutschland, breitet sich aber aus wie ein Virus. Dies ist nur zu verständlich, denn immerhin kann ein Mitarbeiter mit seinem Laptop oft besser umgehen, als mit einem Firmengerät. Auch in Sachen Tablet und Smartphone ist dies nicht anders. Und genau hier liegt ein klarer Vorteil. Man kann als Arbeitnehmer so viel schneller arbeiten und dem Chef imponieren. Aber hat man erst einmal seine Handynummer weitergegeben, muss man Angst haben, ständig angerufen zu werden. Aber hier kann man klare Regeln aufsetzen. Entweder bezahlt der Chef den Bereitschaftsdienst, wenn man laufend an sein Handy soll und den Kollegen oder aber dem Chef helfen soll oder man einigt sich klar darauf, dass man die Firmennummer ignoriert, sobald man das Firmengebäude verlassen hat. Meistens akzeptiert der Chef dies, denn jeder Mitarbeiter hat natürlich ein Recht auf den regulären Feierabend. Manchmal ist es aber auch so, dass ein Chef argumentiert, dass der Mitarbeiter eine leichtere Arbeitsweise nutzt, wenn er seine Geräte mitbringt und daher auch bis zu einer gewissen Zeit erreichbar sein muss oder soll.
Wichtig ist, ob nun Mitarbeiter oder Chef, dass man vorab alles Wichtige klärt, wenn man BYOD ins Unternehmen einführt. Immerhin schützt man sich so vor großen Schwierigkeiten, die durchaus in der nächsten Zeit auftreten können. Denn BYOD ist nicht immer rechtlich perfekt abgesichert und es wird ständig zu Fragen kommen oder aber auch zu Streitereien. Umso besser man sich absichert, desto weniger Probleme gibt es auch.
Natürlich muss man als Arbeitnehmer auch gewisse Programme installieren, die der Sicherheit der Firma und natürlich auch der eigenen Sicherheit dienen. Hier kann man sich nicht gegen wehren, denn natürlich muss das Firmennetzwerk geschützt werden und das hat absolute Priorität. Denn ein Firmenchef muss auch immer die Kundendaten schützen.
Wenn sich beide Seiten einig sind, kann BYOD eingeführt und genutzt werden. Das Unternehmen spart hier dann teure Investitionen und auch Supportkosten, der Arbeitnehmer kann besser arbeiten und Aufträge sind schneller fertig. Man kann sofort und schnell auf die Projektdaten zugreifen und muss bei Kundenterminen nicht private und geschäftliche Geräte mitnehmen. Der Chef selbst hat die Aufgabe, sich um die vernünftige Sicherheit zu kümmern, dazu gehört die Virtualisierung, ebenso die Zugriffsberechtigung der Mitarbeiter, wobei der Chef selbst bestimmt, wer auf was zugreifen darf. Umso weniger Berechtigungen vorhanden sind, umso weniger Gefahren lauern natürlich. Aber dies ist immer eine Sache, wer wie arbeitet und das ein Chef das nicht ändern möchte, ist natürlich nur zu verständlich. Auch um die Verschlüsselungen muss man sich kümmern und wenn man dies nicht kann, muss man deshalb noch lange nicht auf BYOD verzichten. Der Fachmann wird es schon richten, darauf kann man sich auf jeden Fall verlassen. Weiterhin kann man sich aber auch Sicherheitssystemen zuwenden und kann so verhindern, dass unautorisierte Nutzer auf Daten zugreifen können, die sie absolut nichts angehen und die nur in Firmenhände gehören. Ein sehr beliebtes System nennt sich Mobile Device Management und wir MDM kurz genannt. Es ist eine sehr gute Hilfe, wenn man die Sicherheit erhöhen möchte, aber wer sich nicht auskennt, muss sich natürlich erst einmal einarbeiten. Dass dauert bei den Sicherheitssystemen im Grunde aber nicht lange.
Vertiefung: BYOD in der Firma- muss man als Mitarbeiter deshalb immer erreichbar sein
„BYOD in der Firma- muss man als Mitarbeiter deshalb immer erreichbar sein“ bleibt als zeitbezogene Einordnung erhalten. Die folgende Ergänzung betrachtet den Schwerpunkt mit Blick auf Arbeitszeit aus heutiger Organisations- und Betriebssicht, ohne damalige Zahlen oder Produktversprechen stillschweigend fortzuschreiben.
Entscheidungsweg ohne blinden Fleck bei „Arbeitszeit“
Für die belastbare Anwendung von „BYOD in der Firma- muss man als Mitarbeiter deshalb immer erreichbar sein“ muss aus der Beobachtung ein prüfbarer Arbeitsauftrag werden: Es ist zu klären, wie ein Zielkonflikt verbindlich und rechtzeitig entschieden wird. Beim Schwerpunkt „BYOD in der Firma- muss man als Mitarbeiter deshalb immer erreichbar sein“ geht es um Wahlfreiheit, Erreichbarkeit und faire Arbeitsbedingungen bei mobiler Nutzung sowie um den Bezug zu „Arbeitszeit“; zu entscheiden ist, welche Erwartungen verbindlich gelten und wo die private Sphäre beginnt. Dabei bleibt folgende Grenze maßgeblich: Technische Erreichbarkeit darf nicht mit arbeitsorganisatorischer Verfügbarkeit gleichgesetzt werden; für „Freiwilligkeit“ ist das Ergebnis gesondert festzuhalten. Operativ folgt daraus: Schwellen, Eskalationsstufen und entscheidungsbefugte Rolle vorab benennen. Für Audit und Führung reicht Aktivität nicht aus; der konkrete Prüfmaßstab wird aus „Erreichbarkeit“ abgeleitet. Benötigt wird folgender Nachweis: ein kurzes Entscheidungsprotokoll einschließlich Restrisiko; bewertet wird außerdem: Erreichbarkeitszeiten, Opt-out-Nutzung, Supportbelastung, Zufriedenheit und ungeklärte Kostenerstattungen. Der Diskussionsaspekt „Tests und Lernen aus erkannten Abweichungen“ ergänzt die Betrachtung sinnvoll, weil er „Arbeitszeit“ mit der tatsächlichen Anwendung verknüpft.
Szenario im Blick: Führungsverhalten
Praktisch relevant wird „Arbeitszeit“ dort, wo Verantwortung und Ergebnis zusammenkommen: Es ist zu klären, welcher konkrete Ablauf Nutzen und Risiko gleichzeitig sichtbar macht. Beteiligt sind hier vor allem Beschäftigte, Führungskräfte, Personalbereich, Arbeitnehmervertretung, IT und Support; ihre Perspektiven treffen beim Aspekt „Führungsverhalten“ unmittelbar aufeinander. Die gewählte Lösung muss auch dann tragen, wenn freiwillige Nutzung schleichend zur Erwartung wird oder einzelne Gruppen Kosten und Risiken überproportional tragen – betrachtet im Kontext „Nutzungsvereinbarung“. Für die belastbare Umsetzung gilt als Auftrag: Auslöser, Beteiligte, Entscheidungen und Folgen Schritt für Schritt durchspielen; als Bezugspunkt dient „Unterstützungsangebot“. Für Audit und Führung reicht Aktivität nicht aus; „Nutzungsvereinbarung“ liefert dafür den praktischen Anwendungsfall. Benötigt wird folgender Nachweis: ein getesteter Fall mit erkannten Lücken; bewertet wird außerdem: der Zusammenhang zwischen „Arbeitszeit“ und „Führungsverhalten“. Im Managementdialog muss beim Aspekt „Arbeitszeit“ erkennbar bleiben, welche Unsicherheit akzeptiert und welche aktiv reduziert wird.
Wiedervorlage im Blick: Unterstützungsangebot
Der Ausgangspunkt dieses Beitrags führt beim Aspekt „Kostenerstattung“ zu einer klaren Prüffrage: Es ist zu klären, wann eine frühere Entscheidung ihre Grundlage verlieren kann. Als belastbare Grundlage dienen Nutzungsvereinbarung, Arbeitszeitregel, Kostenzuordnung, Unterstützungsangebot, Wahlmöglichkeit und Beschwerdeweg; für den Aspekt „Kostenerstattung“ muss ihre Herkunft nachvollziehbar bleiben; im Fokus steht dabei „Nutzungsvereinbarung“. Die Entscheidung über „Unterstützungsangebot“ sollte deshalb ausdrücklich festhalten, welche Erwartungen verbindlich gelten und wo die private Sphäre beginnt. Ein schlanker, aber wirksamer Ansatz lautet: Zeitpunkt und ereignisbasierte Auslöser miteinander kombinieren; im vorliegenden Abschnitt wird dies an „private Sphäre“ konkretisiert. Der Prüfpfad endet nicht beim Dokument; im Fokus steht dabei „Opt-out“. Als Verbindung zwischen Nachweis und Messung dienen: eine terminierte Neubewertung mit benannten Eingangsdaten; die beobachtbare Veränderung beim Aspekt „klare Zuständigkeiten und Entscheidungsrechte“. Für den Dialog unter dem Beitrag ist „klare Zuständigkeiten und Entscheidungsrechte“ der passende Belastungstest: Gerade beim Aspekt „Unterstützungsangebot“ muss die Regel im Alltag tragen.
Entscheidungsoptionen im Blick: private Sphäre
Eine nüchterne Fortführung trennt bei „Freiwilligkeit“ den damaligen Anlass von der bleibenden Organisationsfrage: Es ist zu klären, welche Alternativen zwischen vollständigem Verbot und uneingeschränkter Freigabe liegen. Die alltagstaugliche Übersetzung für „Freiwilligkeit“ lautet: Erwartungen, Freiwilligkeit und Alternativen werden konkret vereinbart statt nur allgemein angekündigt; die Bewertung erfolgt hier aus der Perspektive „Opt-out“. Damit wird zugleich die Grenze beim Aspekt „private Sphäre“ sichtbar: Technische Erreichbarkeit darf nicht mit arbeitsorganisatorischer Verfügbarkeit gleichgesetzt werden. Ein schlanker, aber wirksamer Ansatz lautet: Optionen nach Nutzen, Risiko, Aufwand und Rückbaubarkeit vergleichen; bezogen auf „BYOD in der Firma- muss man als Mitarbeiter deshalb immer erreichbar sein“ ist die konkrete Ausprägung separat zu entscheiden. Die Dokumentation hält zwei Dinge fest – eine dokumentierte Optionsentscheidung mit verworfenen Alternativen; zusätzlich sichtbar wird: Erreichbarkeitszeiten, Opt-out-Nutzung, Supportbelastung, Zufriedenheit und ungeklärte Kostenerstattungen. Der gewählte Weg sollte sich außerdem umkehren lassen, falls die Annahmen zu „private Sphäre“ später nicht mehr tragen.
Führungsverhalten – Befähigung praktisch fassen
Beim Aspekt „Führungsverhalten“ hilft ein enger Blick auf Entscheidung und Betriebswirkung: Es ist zu klären, welche Entscheidung Nutzende und Führungskräfte selbst sicher treffen müssen. Kritisch wird die Lage insbesondere dann, wenn freiwillige Nutzung schleichend zur Erwartung wird oder einzelne Gruppen Kosten und Risiken überproportional tragen – betrachtet im Kontext „Opt-out“. Für die beteiligten Rollen – Beschäftigte, Führungskräfte, Personalbereich, Arbeitnehmervertretung, IT und Support – braucht der Aspekt „Führungsverhalten“ daher einen vorab geklärten Entscheidungsweg. Im Regelbetrieb wird folgender Punkt verankert: Schulung an realen Situationen statt an abstrakten Verbotslisten ausrichten. Die Dokumentation hält zwei Dinge fest – kurze Fallsimulationen mit nachvollziehbarer Entscheidung; zusätzlich sichtbar wird: der Zusammenhang zwischen „Führungsverhalten“ und „BYOD in der Firma- muss man als Mitarbeiter deshalb immer erreichbar sein“. Die Leserperspektive auf „Kosten, Aufwand und eine faire Verteilung“ schärft den Blick dafür, ob „BYOD in der Firma- muss man als Mitarbeiter deshalb immer erreichbar sein“ nur beschrieben oder tatsächlich gesteuert wird.
Kommunikation als Konsequenz aus „Erreichbarkeit“
Aus dem historischen Befund entsteht für „Erreichbarkeit“ eine praktische Steuerungsfrage: Es ist zu klären, welche Erwartung verständlich erklärt und bei Rückfragen erreichbar sein muss. Folgende Messperspektive zeigt, ob sich der Aspekt „Erreichbarkeit“ tatsächlich verbessert oder nur formell bearbeitet wurde: Erreichbarkeitszeiten, Opt-out-Nutzung, Supportbelastung, Zufriedenheit und ungeklärte Kostenerstattungen. Für „Freiwilligkeit“ bleibt dabei verbindlich: Technische Erreichbarkeit darf nicht mit arbeitsorganisatorischer Verfügbarkeit gleichgesetzt werden; für „Erreichbarkeit“ ist das Ergebnis gesondert festzuhalten. Der nächste Arbeitsschritt lautet: Regel, Grund, Alternative und Hilfe zielgruppengerecht verbinden. Für Audit und Führung reicht Aktivität nicht aus; der konkrete Prüfmaßstab wird aus „Unterstützungsangebot“ abgeleitet. Benötigt wird folgender Nachweis: Rückfragen, Fehlanwendungen und Verständnislücken als Lernsignal; bewertet wird außerdem: die beobachtbare Veränderung beim Aspekt „Tests und Lernen aus erkannten Abweichungen“. Im Managementdialog muss beim Aspekt „Erreichbarkeit“ erkennbar bleiben, welche Unsicherheit akzeptiert und welche aktiv reduziert wird.
Der Praxistest für Kostenerstattung bleibt bewusst einfach: Die Regel zu Freiwilligkeit muss im Normalbetrieb verständlich, beim Aspekt Führungsverhalten im Ausnahmefall entscheidbar und nach einer Änderung erneut prüfbar sein. Fehlt eine dieser Eigenschaften, besteht bei Erreichbarkeit weiterer Handlungsbedarf.