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profibu GmbH
Colonia-Allee 15
51067 Köln

www.profibu.de

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Projektziel

Ziel der profibu GmbH war es den Kunden gemäß der Vorgaben der GDPdU Zugriff auf revisionssicher gespeicherte Entgeltabrechnungsdaten zu gewähren und das papierbehaftete Kunenarchiv durch eine moderne Dokumentenmanagementlösung (DMS) zu ersetzen

Lösungen

  • Einführung einer IDEA konformen Schnittstelle zur Ermöglichung des Z1 bis Z3 Zugriffs
  • Zertifizierung der Engeltabrechnungssoftware gemäß GDPdU Verordung
  • Implementierung einnes zentralen DMS Systems mit remote Zugriff

Herausforderung

Die Verordnung der GDPdU war noch relativ neu und die Entwicklung und Interpretation der Behörde und Wirtschaftsprüfer sehr dynamisch. Als Full Service Dienstleister erwarten die Kunden eine gesetzeskonforme Umsetzung von aktuellen Verordnungen

Nutzen

Durch die implementierung einer zertifizierten IDEA Schnittstelle kann der Datenzugriff vom mittelbaren über den unmittebaren bis zur Datenüberlssung voll gewährleistet werden. Als Zusatznutzen können die Kunden durch die Einführung einer revidionssicheren Dokumentenmanagementlösung auf die eigene Archivierung verzichten. Die Implementierung von ESS sind vorgesehen.

Unternehmensdarstellung

Die profibu GmbH wurde 1995 gegründet und gehört heute zu den führenden Anbietern von Payroll-Dienstleistungen in Deutschland. Markterfolg und dynamische Entwicklung der profibu GmbH basieren auf der hohen Fachkompetenz der Beschäftigten und der entwickelten Software lohnperfect®.

Im Mittelpunkt der Payroll-Service stehen die speziellen Anforderungen aus den Tarifverträgen, insbesondere die der Metall- und Elektroindustrie. Das Know-how wird auch von den Tarifparteien genutzt, die den Bereich der Entgeltabrechnung beim bundesweiten Thema ERA unterstützt.

2020, im Jahr des 25-jährigen Firmenjubiläums, konnten die profibu GmbH als einer der ersten Anbieter im Zuge der Coronapandemie umgestalteten Regelungen zum Kurzarbeitergeld systemisch umsetzen. Erneut waren sie Ansprechpartner für die Tarifparteien, welche mit Handreichungen für die Durchführung der Kurzarbeit in der Entgeltabrechnung beauftragt wurde. Die Kunden sind mittelständische Unternehmen, die das profibu-Rechenzentrum vom ASP-Service bis hin zum Fullservice Outsourcing für ihre Entgeltabrechnung nutzen.

Vorgehensweise und Leistung

Zur Erfüllung der Vorgaben wurden zwei sich ergänzenden Projekte aufgesetzt. So wurde zum einem die Archivierung und Indizierung der Entgeltnachweise in einem Dokumentenmanagementsystem konzipiert. Hierdurch konnte der Teil der mittelbaren Auswertung (Z1) Rechnung getragen werden.

Für den unmittelbaren Zugriff (Z2) reichte es aus über ein Rollenkonzept einen Nutzer für den Prüfer anzulegen, der lediglich Zugriff auf den zu Prüfenden Mandante hatte und über die datenschutzrechtliche Definition hinaus, keine weiteren Details einsehen konnte.

Der herausfordernste Teil, war die Implementierung der Datenüberlassung nach Z3. Hierbei setzte das Finanzministerium auf die Software IDEA, für ein spezifischer Export von Daten definiert werden musste. Diese Schnittstelle musste vom Anbieter entsprehend zertifziert werden, um eine stabilie Verarbeitung sicherzustellen.

Ausgangssituation

Als Full Service Provider für die Entgeltabrechnung steht die profibu GmbH vor der Herausforderung immer der aktuellen Gesetzeslage Rechnung zu tragen. So muss sie ebenfalls die Verordnung des Bundesfinanzministeriums GDPdU umsetzen.

Hierbei haben die Prüfer die Möglichkeit entweder mittelbar (Anfrage zur Auswertung an den Kunden), unmittelbar (direktes Arbeiten mit der Andrechnungssoftware) und durch Datenüberlassung (in einem speziellen Format) die richtige Steuerzahkung zu validieren. Diese Funktionen waren bisher nicht erforderlich und die papierhafte Archivierung der Entgeltnachweise war ausreichend.

Nutzen für den Auftraggeber

Für die Kunden der profibu GmbH konnte eine völlig transparente Datenverarbeitung aufgesetzt werden, die für sie keine Veränderung und zuätzlichen Aufwand bedeutet und allen gesetzlichen Anforderungen Rechnung trug.

Als einer der ersten Anbieter in Deutschland konnten wir eine IDEA kompatible Datenschnittstelle in die Entgeltabrechnungssoftware implementieren.

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