Ein Überblick zu PRINCE2

Ein Überblick zu PRINCE2

Effektives und effizientes Projektmanagement ist in der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken . Ein Projekt zeichnet sich durch Einmaligkeit und einen definierten und begrenzten „Lebenszyklus“ aus. Daneben besitzt ein Projekt die Merkmale, dass ein definiertes Ziel mit definierte und messbare Anforderungen gibt. Zumeist müssen diese Ziele mit begrenzte Ressourcen und vor allem begrenzter Zeit erreicht werden. Um diese Anforderungen zu steuern bedarf es einer strukturierten Methode.

PRINCE 2 ist eine Methode, die ein skalierbares Vorgehensmodell definiert, welches aus erfolgreichen und gescheiterten Projekten abgeleitet wird. Es werden hierbei Prozesse, Komponenten, Techniken definiert, wobei jedoch das was nicht benötigt wird, weggelassen werden kann um unnötige Bürokratie zu vermeiden. Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass das Vorgehensmodell generisch ist und sich nicht nur – wie oft bei modernen Vorgehensmodellen – auf den Bereich der IT, sondern auch z.B. bei Bau oder Organisationsprojekten angewendet werden kann. Die Rechte an dem begriff und den Grundlagen der PRINCE2 Methodik liegen bei der OGC (Office of Government Commerce). Wobei der inhaltliche Input und die Fortschreibung des Konzeptes offen vorliegt und weltweite Best-Practices enthält. Dass OGC trägt auch die Verantwortung für Zertifizierungen von Projektleitern und Organisationen

Nach PRINCE2 ist daher ein Projekt folgendermaßen beschrieben:

a management environment that is created for the purpose of delivering one or more business products according to a specified business case

oder

a temporary organisation that is needed to produce a unique and predefined outcome or result at a prespecified time using predetermined resources

Ein Projekt wird immer durch einen geschäftliche Rechtfertigung also einen "Business Case" getrieben, das heißt, es muss einen (in der Regel) wirtschaftlichen Nutzen bringen. Entfällt die Grundlage für den Business Case, ist die Grundlage des Projektes entfallen und das Projekt muss – nach PRINCE2 - abgebrochen werden. Wichtig: Kein Projekt darf fortgeführt werden, nur weil niemand daran denkt, es zu stoppen.

Nach PRINCE2 und aus der praktischen Erfahrung sind die Gründe für das Scheitern eines Projekts der fehlender Business Case, unklare Aufgabenstellung und messbare Abnahmekriterien sowie unklare Rollenzuweisung und Verantwortung. Außerdem führt fehlerhaftes (fehlendes) Risikomanagement, fehlender Überblick über den Projektfortschritt und schlechte Planung zumeist zum Abbruch von zunächst erfolgversprechenden Projekten. Daneben sind oft schlechte bzw. fehlende Kosten und Zeitschätzung (mangelnde Ressourcen) Gründe für den vorzeitigen Abbruch. Nutzen einer Projektmanagement Methode. Eine Projektmanagement Methode kann: nicht den Erfolg eines Projektes garantieren aber durch systematische Planung/Vorbereitung verhindern, dass ein Projekt an simplen Planungs- und Organisationsfehlern scheitert eine verständliche Vorgehensweise bereitstellen, in der jeder Beteiligte seine Rolle und Verantwortung kennt. sicherstellen, dass die zu liefernden Produkte und Dokumente bekannt sind.

Eine Methode stellt den Rahmen und die organisatorischen Mittel, bis hin zu Dokumentvorlagen für Zie Abwicklung eines Projektes bereit Prozess und Produktbeschreibungen sind wie Checklisten und helfen dabei, nichts Wesentliches zu vergessen. Verfahren, Organisation und Begriff innerhalb einer Organisation, die eine Methode anwendet, werden vereinheitlicht. Diese Methode kannwiederholt und gelehrt werdenund erlaubt das Lernen aus Erfahrungen und gemachten Fehlern.

Der Name PRINCE2 steht für PRojects In Controlled Environment, wobei das 2 für die zweite Version der Prozßmethode steht. Im Jahr 2009 wurde PRINCE2 noch einmal von Grund auf renoviert, wobei redundante Teile entfernt wurden um die Methodik noch flexibler nutzbar zu machen. Seither ist die offizielle Bezeichnung PRINCE2:2009. Die international anerkannte Methode

• ist wiederholbar und kann gelehrt werden
• ist flexibel und kann an die Anforderungen des Projekts angepasst werde
• stellt sicher, dass der Bezug zum Geschäft nicht verloren geh
• geht durch "management by exception" sparsam mit der Zeit der Beteiligten um. Unnötige Routine entfällt

Die Prozesse definieren die Rollen und die damit verbundene Verantwortung für die Projektbeteiligten.Ein Projekt nach PRINCE2 benötigt und liefert in seinen Prozessen folgende Produkte:

• Spezialisten-Produkte (business products), die zu liefern das eigentliche Ziel des Projektes ist. Sie werden durch die Produkt-Spezialisten geliefert
• Management-Produkte wie Produktstrukturpläne, Projektpläne, Qualitätspläne etc. Sie dienen der Abwicklung und Dokumentation
• des Projektes und werden durch das Projektmanagementteam erstellt

Der Projektablauf bei PRINCE2 wird in mehre Phasen eingeteilt:

• Bei jedem Phasenübergang werden Business Case, Risikonalyse, Projektplan etc. überprüft und dem Lenkungsausschuss Bericht erstattet.
• Der Lenkungsausschuss genehmigt den Start in die nächste Phase auf Grundlage des vom Projektleiter vorgelegten Plans oder bricht das Projekt bei einem fehlenden Business Case ab.
• Während der Phase wird der Lenkungsausschuss (LA) nur bei Bedarf involviert (ad hoc Berichte/Anfrage). Der Projektmanager agiert selbstständig im Rahmen der vom Lenkungsausschuss gesetzten Toleranzen (management by exception).
• Jedes Projekt wird mit dem Prozess su vorbereitet, das Team zusammengestellt, der Projektlösungsansatz festgelegt, der Aufwand für die Projektinitialisierung abgeschätzt etc. Der Lenkungsausschuss (LA) verwendet den Prozess dp.
• ip initialisiert. Das Projektteam wird zusammengestellt, der Projektplan, die Risikoanalyse, Qualitätsanforderungen etc werden verfeinert. Der LA entscheidet (dp), die Realisierung des Projektes zu genehmigen.

Die Projektphasen werden mit cs (controlling a stage), durch den Projektmanager gesteuert und durch sb (managing stage boundaries) abgeschlossen. Der Projektmanager aktualisiert Pläne und Analysen und erstattet dem Lenkungsausschuss Bericht. Dieser entscheidet über die Fortsetzung des Projektes, oder den Abbruch. Bis zum Projektabschluss werden die beiden genannten Phasen cs und sb wiederholt. Mit dem Prozess cp (closing a project) wird das Projekt abgeschlossen

Unter dem Management by exception bei PRINCE2 versteht man, dass Routineberichte und regelmäßige geplante Meetings bei PRINCE2 nicht vorgesehen sind, weil die Mitglieder des Lenkungsasuschusses nicht mit Routine belastet werden sollten. Nur in Ausnahmesituationen (und bei Phasenübergängen) wird der Lenkungsausschuss involviert. Werden die vom Lenkungsausschuss und dem Projektlieter gesetzten Toleranzen absehbar überschritten, erstellt der Projektleiter einen sogenannten Ausnahmeplan (exception plan), mit dessen Hilfe das Projektziel erreicht werden soll. Der Lenkungsausschuss entscheidet, das Projekt ab zu brechen oder auf Basis des Ausnahmeplans mit neuem Terminplan, Ressourcen und ggf. Qualitätsanforderungen weiter zu führen.

Zusammengefasst sind die Besonderheiten von PRINCE2:

• Management by exception: Es gibt keine Routine, Meetings oder Reports. Der Lenkungsausschuss wird nur bei Phasenübergängen und (absehbarer) Toleranzüberschreitung (siehe unten) involviert.
• Der Projektmanager bekommt vom Lenkungsausschuss Toleranzen gegenüber den Planwerten, bis zu denen er eigenständig entscheiden darf (und muss). Sobald die Überschreitung der Toleranz absehbar ist, wird der Lenkungsausschuss involviert.
• Die Abläufe und Dokumente können bei PRINCE2 den Bedürfnissen des Projektes angepasst werden.