Nicht nur in Bezug auf Lizenzen (siehe mein letzter Blog - Eintrag), sondern auch bei der Kostenverteilung und den dafür zu zahlenden Steuern kann es zu Schwierigkeiten kommen.

Der erste Punkt ist die Kostenverteilung für Endgerät, Software und Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeiter. Ob ein Unternehmen seine Mitarbeiter unterstützt, steht ihm bei dem Konzept ByoD frei. Falls es sich jedoch dazu entschließt den Mitarbeiter bei der Anschaffung von Endgeräten zu bezuschussen gibt es zwei verschiedene Modelle. Zum einen könnte der Mitarbeiter bei der Anschaffung einen gewissen Betrag vom Unternehmen erhalten, zum anderen wäre es möglich, dass der Arbeitgeber einen Zuschuss in mehreren Raten bezahlt. In jedem Fall jedoch müssen sich Arbeitgeber und –nehmer zurückversichern, inwiefern es steuerliche Vorteile oder Nachteile bringt. Während der Arbeitgeber überprüfen muss, ob die Unterstützung steuerliche Vorteile bringt, kann es sein, dass der Arbeitnehmer den Zuschuss als geldwerten Vorteil versteuern muss. Gegebenenfalls kann der privat finanzierte Teil des Gerätes auch als Werbungskosten abgesetzt werden. Hierbei ist für das Finanzamt der Anteil der beruflichen Nutzung von Bedeutung, weshalb der Arbeitgeber eine Bestätigung anfertigen sollte, oder der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum genau aufzeichnen sollte, wie häufig das Endgerät beruflich genutzt wird. Auch ist zu bedenken, dass die Anschaffungskosten gegebenenfalls nicht auf einen Schlag geltend gemacht werden können.

Private iPads & Co erobern die Unternehmen, daher liegt – "Bring your own Device (BYOD)" immer noch voll im Trend.

Unternehmen können durch den optimierten Einsatz privater IT-Endgeräte ihre Produktivität und ihre Mitarbeiterzufriedenheit bei gleichen Kosten erhöhen.

so die zentrale Aussage der A.T. Kearney-Umfrage unter Unternehmen, die bereits BYOD Konzepte umgesetzt haben. Arbeitnehmer der „Generation Facebook“ setzen zunehmend private Hard- und Software auch für berufliche Zwecke ein, da sie ihre Unternehmens-IT in Punkto Funktion und Bedienung als unzureichend empfinden. Dies erfordert zwar betriebliche Investitionen in die IT-Infrastruktur, kann aber auch nachhaltig die Produktivität der Mitarbeiter steigern. Wobei dies in den meisten Unternehmen mit immensen Entwicklungskosten verbunden ist, da die Informationstechnologie mit traditionellen IT-Konzepten wie standardisierten Geräten und Softwarepaketen mit restriktiven Nutzervorgaben der IT-Governance solche Konzepte erschweren.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) aus Bonn hat bereits im Februar ein Überblickspapier zu IT-Consumerisation und BYOD veröffentlich, in dem geklärt wird was sich hinter Consumerisation of IT und "Bring your own device" (BYOD) verbirgt. Zunehmend löst sich die Grenze zwischen beruflicher und privater Nutzung auf, viele IT-Systeme, Programme und Dienste werden mittlerweile sowohl im beruflichen wie auch im privaten Umfeld benutzt. Diese Entwicklung wird als Consumerisation bezeichnet. Beispiele hierfür sind:

• Mitarbeiter wollen ihre privaten Smartphones und Tablets für dienstliche E-Mails, Termine und sonstige dienstliche Tätigkeiten benutzen.
• Mitarbeiter sind privat an Programme wie z. B. das Grafikbearbeitungsprogramm GIMP gewöhnt und möchten diese auch auf der Arbeit einsetzen.
• Mitarbeiter benutzen privat Internet-Dienste wie z. B. Dropbox oder andere Cloud-Speicherangebote oder Werkzeuge, um Termine abzustimmen, wie Doodle und möchten diese Dienste auch beruflich nutzen.

Der zunehmende Trend zum Einsatz der eigenen IT-Hardware und Software (von Cloud-basierten Anwendungen über das Internet), also zur Consumerisation stellt das IT-Management in Unternehmen vor zunehmend große Herausforderungen, die sich auf unterschiedliche Bereiche zurückführen lassen:

Bei dem Thema Bring your own Device ist Lizenzmanagement ein wichtiges Thema. Während, wenn der Arbeitgeber die Endgeräte stellt geklärt ist, welche Lizenzgebühren für Software zu zahlen sind, ist das bei ByoD komplizierter.

Hier stellt sich die Frage, was mit Software ist, die privat durch den Arbeitnehmer gekauft wurde. Theoretisch könnte der Arbeitnehmer nach der Einführung von ByoD jegliche Software, welche privat angeschafft worden ist, auch beruflich nutzen, da es schwierig ist privaten von beruflichen Applikationen zu trennen. Allerdings untersagen viele Softwarehersteller dies, da es häufig unterschiedliche Lizenzen für privat und kommerziell genutzte Software gibt.Daher sollte jeder Arbeitgeber bei der Einführung von Bring your own Device überprüfen, welche Software genutzt werden darf. Da ByoD heute noch wenig verbreitet ist, kann es vorkommen, dass der Softwarehersteller keinerlei Lösung für den Arbeitgeber bereitstellen kann. Aus diesem Grunde ist es notwendig, dass die IT Abteilungen mit den Lizenzmanagern und auch mit den Softwareanbietern verhandeln. Allerdings sollte nicht nur bei der Anschaffung neuer Software verhandelt werden, auch bei Software mit vorhandener Lizenz sollte überprüft werden, ob die Lizenz weiterhin genutzt werden kann oder durch ein neues Lizenzmodell ausgetauscht werden muss. Viele Lizenzmodelle bieten Lizenzen pro Anwender bzw. Installation an. Gerade im Umgang mit Bring your own Device würde es sich jedoch anbieten diese dahingehend zu ändern, dass Lizenzen für Nutzungsdauern vergeben werden, denn ein Mitarbeiter nutzt selten mehrere Stunde am Tag die gleiche Software. Dieses Modell ist jedoch nur schwer durchsetzbar, da sich die Überprüfbarkeit schwierig gestaltet.

Die Sicherheitsfirma Acronis hat fünf Tipps für Unternehmen veröffentlich, die sich mit der Einführung von BYOD beschäftigen. Diese möchte ich hier ungefiltert als Zitat von Vogel Business Media (www.it-business.de) veröffentlichen:

Angesichts des Smartphone- und Tablet-Hypes lässt sich kaum verhindern, dass Anwender ihre privaten Mobilegeräte mit dem Firmennetz verbinden. Dieser Trend hin zu Bring Your Own Device ist gleichermaßen verheißungsvoll wie risikoreich. Vor Bring Your Own Device (Bring Your Own Device), also der Nutzung privater Mobilgeräte im Unternehmen, wird nicht zu Unrecht gewarnt. Denn abgesehen von der Malware-Gefahr, die von persönlich genutzten Endgeräten ausgeht, muss ein Unternehmen auch um die Sicherheit sensibler Daten fürchten.